Verfahrensverzeichnis für Jedermann gemäß § 4g Abs.II Satz 1 i.V.m. § 4e Satz 1 Nr. 1-8 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

 1.   Name der Firma

PROKODA GmbH

 2.   Leiter bzw. Inhaber der verantwortlichen Stelle

Norbert Berger

 3.   Beauftragter Leiter der Datenverarbeitung

Ralf Peitgen oder Vertretung

 4.   Anschrift der verantwortlichen Stelle

Stolberger Str. 309

50933 Köln

fon 0221 4854 0, fax 0221 4854 155

email:  info@prokoda.de , internet:  www.prokoda.de 

Amtsgericht Köln HRB 53225, 

UST.-ID.: DE814027819

 5.   Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung

Hauptzweck ist die Abwicklung von Kundenaufträgen, Nebenzwecke sind die Personal-, Lieferantenverwaltung und Interessentenbetreuung mit Marketingaktionen. Im Einzelnen gehört hierzu: Auftragsabwicklung, Kundenbetreuung, Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Bestellwesen mit Liefererantenverwaltung und Gewährleistungsabwicklung, Gewinnung von Neukunden,  Vertriebssteuerung, Terminverwaltung, Serviceabwicklung und Dienstleistungsbetreuung von Kunden u. a. mit Vorortbetreuung, und Telefonsupport.

 6.   Betroffene Personengruppen und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien

Es werden im Wesentlichen zu folgenden Gruppen personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt soweit sie zur Erfüllung der unter der Zweckbestimmung genannten Aufgabe erforderlich sind: Kunden, Interessenten, Geschäftspartner, Mitarbeiter, Lieferanten,Dienstleister, Vertragspartner und Kontaktpersonen zu vorgenannten Gruppen.

 7.   Daten oder Datenkategorien

Adressen, allg. Kommunikationsdaten, Kontaktdaten, Vertrags- und Zahlungsdaten, Bankverbindungen, Serviceeinsätze, Konfigurationsdaten, Daten zur Kommunikation sowie zur Abwicklung und Kontrolle von Transaktionen und Aufträgen, Abrechnungs- und Leistungsdaten, Betreuungsinformationen.

 8.   Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können

Alle Mitarbeiter, die hausintern mit der Erfüllung unter der Zweckbestimmung genannten Aufgabe direkt ermächtigt sind. Öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten, z.B.  Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden, Bundesanstalt für Arbeit, Kreditinstitute soweit sie mit dem Zahlungsverkehr beauftragt sind. PROKODA arbeitet mit einem externen Steuerberater für das Rechnungswesen, die Lohn&Gehaltsbuchhaltung, die Jahresabschlüsse und die Steuererklärungen zusammen, der einen Teil seiner Datenverarbeitung als Auftragsdatenverarbeitung bei der DATEV e.G. verarbeiten läßt.

 9.   Regelfristen für die Löschung der Daten

Gesetzlich, vertraglich bzw. wenn die unter 5. genannten Zwecke entfallen.

 10.   Geplante Datenübermittlung in Drittstaaten 

Eine Datenübermittlung ist nicht geplant und kann generell ausgeschlossen werden.